研究室訪問したいけど、メールの送り方がわからないよ。
教授から返信がきたけど、どうやって返そう
研究室訪問したけど、お礼のメールは何を書いたらいいのかな
この記事は上記のような疑問に答えます。
研究室訪問のメールには2種類あります。
研究室訪問のメールの種類
- アポメール(訪問前)
- お礼メール(訪問後)
この2つのメールの書き方について、例文付きで詳しく解説していきます。
この記事を読んでわかること
- アポメールの書き方
- 日程調整の仕方(教授からの返信の仕方)
- お礼メールの書き方
1. アポメール
研究室訪問は、いきなり大学の研究室に行ってはいけません。
メールでアポ(予約)を取って、訪問する必要があります。
アポメールの流れは以下の通りです。
アポメール流れ
研究室訪問依頼
⇓
日程調整
⇓
挨拶
では、1つずつ詳しく解説していきます。
1.1 研究室訪問の依頼
まず、研究室訪問ができるのか教授に依頼を送る必要があります。
研究室訪問依頼の例文は以下の通りです。
件名：〇〇研究室のご訪問依頼
本文
〇〇教授…(☆)
突然のご連絡失礼致します。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇(自分の名前)と申します。
貴研究室のHPを拝見し、〇〇(自分が興味を持った研究)の研究に興味を抱きました。…(＊)
つきましては、貴研究室について詳しくお話を伺いたいので、貴研究室をご訪問させていただけないでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどどうぞよろしくお願い致します。
〇〇大学(自分の所属の大学)…(☆)
〇〇(自分の名前)
電話番号
メールアドレス
文中にある、(☆)と(＊)がある文について解説していきます。
(☆)宛先と自分の情報
- 本文の初め→相手(教授)の名前。
- 本文の終わり→自分の名前や連絡先。
メールの基本ですので、上記2点は必ず書きましょう。
(＊)興味がある研究について
興味がある研究は、研究室訪問をする理由になります。
また、あらかじめ興味がある研究内容を伝えておくと、その内容について詳しく説明してくれることもあります。
- 最低限のメールマナー
- 研究室訪問する理由とメールの目的を明確にする
1.2 日程調整
研究室訪問の依頼を送ったら、教授から日程を決める内容の文が返ってくるはずです。
その教授のメールの文の内容によって、返信の仕方が異なります。
教授の返信内容
- 日時が明確な日程調整依頼
- 日時が曖昧な日程調整依頼
上記の内容について、場合ごとに詳しく例文を以下に記載しています。
日時が明確な日程調整依頼
本文
〇〇様(自分の名前)
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日の〇時から、〇月〇日の〇時からでご都合の良い時間ありましたら、お教えください。
よろしくお願いします。
〇〇(教授の名前)
本文
〇〇教授
お忙しい中返信していただきありがとうございます。
それでは、〇月〇日の〇時からでお願い致します。
よろしくお願い致します。
〇〇(自分の名前)
まず、返信をしてもらったお礼を言う。
時間が曖昧な日程調整依頼
CASE1
本文
〇〇くん(自分の名前)
連絡ありがとうございます。
研究室に興味を持ってもらって嬉しく思います。
〇月の末か〇月の頭のどこかでいかがでしょうか。
〇〇(教授の名前)
本文
〇〇教授
お忙しい中返信していただきありがとうございます。
希望日時は、下記の通りです。
〇月、〇、〇、〇日
〇月、〇~〇日
お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願い致します。
〇〇(自分の名前)
希望日時を複数提案する
CASE2
本文
〇〇様(自分の名前)
ご連絡ありがとうございます。
〇月〇日、〇月〇日の午後でご都合の良い時間ありましたら、お教えください。
よろしくお願いします。
〇〇(教授の名前)
本文
〇〇教授
お忙しい中返信していただきありがとうございます。
〇月〇日の午後でしたらどの時間帯でも問題ありませんので、〇〇教授のご都合の良い時間で設定していただければと思います。
よろしくお願い致します。
〇〇(自分の名前)
なるべく教授が都合の良い時間の選択肢が増えるような配慮をしましょう。
提示された日が無理な場合
なるべく教授が提示してきた日程で研究室訪問をするのがベストです。
しかし、他の研究室訪問と被ったりすることもあるので、無理に日程を調節する必要はありません。
提示された日程で、都合が悪かった場合の返信の仕方は以下の通りです。
本文
〇〇教授
お忙しい中返信していただきありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、提示していただいたすべての日程で都合が付けられません。
〇月の〇、〇、〇日の〇〇教授のご都合はいかかでしょうか。
誠に勝手な願いで恐縮ですが、どうぞよろしくお願い致します。
〇〇(自分の名前)
- こちらから日程を提案する。
- しっかりと誠意を見せる。
1.3 挨拶
本文
〇〇様(自分の名前)
では、〇月〇日の〇時に〇〇キャンパス〇棟〇号室(場所)においでください。
お待ちしています。
〇〇(教授の名前)
本文
〇〇教授
かしこまりました。
よろしくお願い致します。
〇〇(自分の名前)
必ず自分の返信でメールが終わるようにする
2. お礼メール
教授の貴重な時間をいただいて、研究室訪問したわけなので、教授にお礼のメールをする必要があります。
研究室訪問をした当日に、忘れないうちにメールを送りましょう。
お礼のメールの流れは以下の通りです。
お礼メール流れ
お礼メール
⇓
教授の返信に対する返信
2.1 研究室訪問のお礼
研究室訪問のお礼メールの例文は以下の通りです。
件名：研究室訪問のお礼 〇〇大学〇〇(自分の名前)
本文
〇〇教授
本日は、大変お忙しい中、貴重なお時間をとって頂きありがとうございました。
研究内容について丁寧に教えて頂いたので、貴研究室の研究についての理解が深まりました。
特に、〇〇(興味を持った研究)の研究に深く感銘を受けました。………
研究内容だけではなく、学生の状況・入試関連の情報・研究設備のことに関しても丁寧に質問に答えて頂き、改めて感謝申し上げます。
また、不明点があれば、連絡させて頂きますので、よろしくお願い致します。
〇〇大学(自分の所属の大学)
〇〇(自分の名前)
電話番号
メールアドレス
上記の例文は最低限必要なことです。
さらに研究のことについての感想をしっかり伝えると、教授にやる気が伝わるでしょう。
- 時間をとってくれたことのお礼を伝える
- 研究室訪問の感想(主に研究内容)をしっかり伝える
2.2 お礼の返信に対する返信
お礼のメールをして、教授から返信が来たら必ず返信しましょう。
お礼のメールに返信をくれるということは、教授から来てほしいという思いが読み取れます。
そのチャンスを逃さないためにも返信しましょう。
返信が返ってことないことの方が多い
教授は忙しいので、返信が返ってこないことの方が多いです。
返信が来ないからといって、教授の機嫌を損ねたわけではないので安心して下さい。
3. 注意点
3.1 返信は速く返す
できるだけ返信は速くした方が良いです。
返信が遅いと研究室訪問への熱意がないと思われることも否めません。
忙しくても、1日以内には返信するようにしましょう。
普段メールを使わない人は、通知をいれておくことを忘れないようにね。
3.2 夜遅くに返信しない
マナーとして、夜遅くの時間帯にメールを送らないようにしましょう。
メールを送る時間帯は、7時~20時にしましょう。
3.3 時期
研究室訪問のアポメールを送る時期ですが、なるべく教授が忙しい時期は避けた方が良いです。
教授が忙しい時期は以下の通りです。
教授が忙しい時期
- 1~2月
- 4~5月
詳しい理由は以下の記事をご覧ください。
4. まとめ
研究室訪問のメールの送り方は、この記事の例文を参考にしてもらえれば問題ありません。
1回目の研究室訪問のメールを送信する時は、勇気がいるかもしれません。
しかし、研究室訪問をしなければ、自分にとって良い研究室を見つけることができません。
勇気を出して、メールを送ってみましょう。
そうすれば、明るい大学院生活に一歩近づくでしょう。
